Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory controll), karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Kegiatan mengatur persediaan merupakan kegiatan fundamental untuk membangun keunggulan kompetitif jangka panjang. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance). Berkaitan dengan persediaan ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance menghendaki tingkat persediaan yang serendah-rendahnya supaya tidak banyak modal yang tertanam, sedangkan marketing dan operasi menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan produksi dapat dipenuhi dengan baik.
Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi tidak terganggu maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi.
Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu) dan biaya yang dikeluarkan untuk mengadakan persediaan minimal. Dengan meminimalkan biaya persediaan berarti laba yang diperoleh perusahaan akan meningkat. Mengendalikan persediaan atau inventory management yang tepat bukanlah hal yang mudah. Apabila jumlah persediaan terlalu besar mengakibatkan timbulnya dana yang dikeluarkan terlalu besar, meningkatnya biaya penyimpanan (seperti biaya pegawai, Biaya operasional pabrik, biaya gedung, dll) dan resiko kerusakan barang yang lebih besar. Namun bila persediaan terlalu sedikit mengakibatkan resiko terjadinya kekurangan persediaan ( stock out ) karena seringkali barang persediaan tidak dapat didatangkan secara mendadak yang menyebabkan terhentinya proses produksi, tertundanya keuntungan, bahkan hilangnya pelanggan. Keadaan ini sudah tentu tidak diharapkan oleh perusahaan karena kehilangan pelanggan pertanda kurang baik bagi perusahaan.
Untuk mengendalikan persediaan, perusahaan dapat memilih salah satu pendekatan yang cocok dengan kondisi perusahaannya agar tujuan perusahaan untuk meningkatkan laba dapat tercapai.
A.PENDEKATAN TRADISIONAL
System manajemen persediaan dengan pendekatan tradisional menganggap bahwa ketidakpastian permintaan konsumen mengakibatkan ketidakpastian produksi dan pembelian sehingga perusahaan harus memiliki persediaan. Manajemen berusaha untuk mengatasi ketidakpastian tersebut melalui perencanaan sediaan yang sebaik mungkin. Dalam pendekatan tradisional beranggapan bahwa masalah produksi dapat diatasi dengan mengelola persediaan. Ada beberapa alasan yang mendorong kenapa dalam pendekatan tradisional perlu diadakan persediaan seperti:
•untuk menyeimbangkan biaya penyimpanan dan pemesanan
•untuk memuaskan permintaan pelanggan
•untuk memanfaatkan potongan harga
•untuk berjaga jaga jika terjadi kenaikan harga
•untuk menjaga kelancaran proses produksi
Dalam pendekatan manajemen persediaan tradisional didasarkan pada metode minimal dan maksimal. Metode ini menggambarkan batas minimal dan maksimal persediaan yang harus diadakan opeh perusahaan. Supaya persediaan itu selalu berada diantara batas minimal dan maksimal tersebut maka harus melakukan langkah-langkah berikut.
a.menentukan Economic order quantity (EOQ)/ kuantitas pemesanan yang paling ekonomis. Economic Order Quantity (EOQ) menjawab pertanyaan berapa banyak yang harus dipesan . Economic Order Quantity (EOQ) atau Economic Lot Size (ELS) merupakan suatu metode manajemen persediaan paling terkenal dan paling tua yand diperkenalkan oleh FW. Harris sejak tahun 1914. Model ini dapat dipergunakan baik untuk persediaan yang dibeli maupun yang dibuat sendiri, dan banyak digunakan sampai saat ini karena penggunaannya relatif mudah.
Penentuan besarnya EOQ ini dihitung dengan cara:
EOQ = 2 P x I
C x K
dimana
-K = Biaya penyimpanan (dalam prosentase )
-I =Biaya pemesanan
-P =Kebutuhan bahan dalam satu periode
-C= Harga bahan
b.Reorder point (ROP) /titik pemesanan ulang.
Mengetahui kapan melakukan pemesanan ulang juga merupakan hal yang penting dalam kebijakan perusahaan. Titik pemesanan ulang merupakan titik waktu dimana pesanan baru harus dilakukan. Waktu tunggu merupanan waktu yang diperlukan untuk menerima kuantitas pesanan ekonomis ketika suatu pesanan dilakukan. Untuk dapat menghitung titik pemesanan ulang, maka tingkat pemakaian (rate of usage) dan waktu tunggu perlu diketahui.
Titik pemesanan ulang dihitung dengan cara pemakaian per hari x rata-rata waktu tunggu.
c.Persediaan pengaman (safety stock).
Jika permintaan bahan atau produk tidak diketahui secara pasti, kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan muncul. Persediaan pengaman (safety stock) merupakan persediaan ekstra yang disimpan sebagai jaminan dalam menghadapi permintaan yang berpluktuasi. Persediaan pengaman dihitung dengan cara pemakaian per hari x rata-rata keterlambatan bahan
d.Persediaan maksimum.
Jia perusahaan harus memelihara persediaan pengaman , maka pada saat bahan atau barang yang dipesan datang, persediaan menunjukkan tingkat minimal yaitu sebesar persediaan pengaman, sehingga setelah bahan yang dipesan diterima, maka persediaan akan naik kembali ke tingkat maksimal yaitu sebesar persediaan pengaman ditambah Economic order quantity (EOQ)
B.PENDEKATAN JUST IN TIME (JIT)
Perubahan lingkungan tradisional ke pemanufakturan maju yang diikuti dengan persaingan tajam bahkan berlevel global mengakibatkan system manajemen dengan pendekatan tradisional yang berbasis Economic Order Quantity (EOQ) dan metode minimal-maksimal tidak cocok lagi dalam lingkungan yang baru sehingga mendorong perusahaan menggunakan Just In Time (JIT).
Sistem persediaan Just-In-Time bertujuan meminimalkan tingkat persediaan, kalau bisa tingkat persediaan ditekan menjadi nol. Sistem semacam ini, suplier akan ditekan sedemikian rupa sehingga bisa mendatangkan barang hanya beberapa jam sebelum dibutuhkan. Pada giliran selanjutnya, supplier akan ditekan lebih lanjut agar bisa menyediakan barang dengan cepat. Tentu saja perubahan perilaku semacam itu tidak hanya terjadi di perusahaan, tetapi juga pada mata rantai pemasok perusahaan.
Dalam kondisi ideal, perusahaan yang menjalankan JIT akan membeli bahan baku hanya untuk kebutuhan hari itu saja. Perusahaan tidak memiliki persediaan barang dalam proses pada akhir hari tersebut, dan semua barang jadi yang diselesaikan hari itu telah dikirimkan ke konsumen begitu produksi selesai. Dengan demikian, JIT berarti bahan baku yang diterima segera masuk ke proses produksi, bahan-bahan produksi yang lain segera digabungkan dan dikerjakan, dan produk yang telah jadi segera dikirimkan ke konsumen.
Just In Time merupakan suatu pendekatan manufaktur yang mempertahankan bahwa produksi harus ditarik dari seluruh system dengan adanya permintaan dan bukannya mendorong seluruh system dengan skedul yang tetap untuk mengantisipasi permintaan. Kebanyakan restoran cepat saji, seperti McDonalds, menggunakan system tarikan untuk mengontrol persediaan barang jadi mereka. Ketika seorang pelanggan memesan hamburger, maka hamburger itu diambil dari rak. Ketika jumlah hamburger mulai menipis maka juru masak mulai memasak hamburger yang baru. Permintaan pelanggan manarik seluruh bahan baku melalui system. Prinsip yang sama digunakan dalam mengatur proses produksi sehingga setiap operasi memproduksi produk yang diperlukaan untuk memuaskan permintaan dari operasi yang mendahuluinya.
Perusahaan yang menerapkan Just In Time (JIT) akan mendapatkan keuntungan antara lain : a) modal kerja dapat ditunjang dengan adanya persediaan karena pengurangan-pengurangan biaya persediaan, b)lokasi yang tadinya untuk menyimpan persediaan dapat digunakan untuk aktivitas lain sehingga produktivitas meningkat.ik, c) waktu untuk melakukan aktivitas produksi berkurang, sehingga dapat menghasilkan jumlah proudk lebih banyak dan lebih cepat merespon konsumen.dan d) tingkat produk cacat berkurang, menakibatkan penghematan dan kepuasan konsumen meningkat.
Untuk menjamin agar penerapan Just In Time (JIT) dapat berhasil dengan baik maka perusahaan perlu melakukan : a) kontrak jangka panjang dan menjaga hubungan baik dengan supplier. Melakukan negosiasi kontrak-kontrak jangka panjang untuk memasok bahan baku dari luar pastinya akan mengurangi jumlah pemesanan dan biaya pemesanan itu sendiri. Kontrak jangka panjang selain dilakukan dengan supplier juga dapat dilakukan antara perusahaan manufaktur. b) Pertukaran data elektronik (electronic data interchange/EDI). EDI memungkinkan para supplier untuk mengakses basis data pembelinya cecara on-line. Dengan mengetahui skedul produksi pembelinya ( dalam hal ini adalah perusahaan manufaktur), para supplier dapat mengirimkan barang ataupun bahan baku ysng diperlukan ketika dibutuhkan, yaitu tepat pada saat bahan tersebut dibutuhkan. EDI tidak memerlukan kertas kerja, tidak perlu formulir pemesanan. Para supplier menggunakan skedul produksi yang terdapat dalam basis data pembeli, untuk menentukan skedul produksi dan pengiriman mereka. Ketika bahan baku ataupun barang dikirimkan, sebuah pesan elektronik dikirimkan oleh supplier kepada pembelinya bahwa pengiriman dalam perjalanan.ketika barang ataupun bahan sudah tiba suatu kode bar dipindah dengan alat elektronik dan ini mengawali proses pembayaran terhadap barang ataupun bahan yang dibeli tersebut. Jelasnya EDI memerlukan perjanjian kerjasama yang ketat antara supplier dengan pembeli.
C.PENDEKATAN TEORI KENDALA
Jika suatu perusahaan memiliki sumber daya yang tidak terbatas dan permintaan untuk tiap produk tidak terbatas, maka keputusan untuk membuat produk akan menjadi mudah dalam jumlah yang tak terbatas. Namun kenyataannya tidak demikian, setiap perusahaan menghadapi sumber daya dan permintaan yang terbatas untuk setiap produk. Keterbatasan ini disebut kendala (constraint). Teori kendala beranggapan bahwa kinerja setiap perusahaan dibatasi oleh kendala (constraint) dalam artian yang luas. Menurut teori kendala, jika ingin meningkatkan kinerja, suatu perusahaan harus mengidentifikasikan kendala-kendalanya, mendayagunakan kendala-kendalanya dalam jangka pendek maupun jangka panjang, dan menemukan cara untuk mengatasi kendala tersebut.
Teori kendala, seperti Just In Time (JIT), meletakkan manajemen persediaan di tempat yang penting dibandingkan sudut pandang tradisional. Teori ini beranggapan bahwa menurunkan persediaan akan menurunkan penyimpanan dan karenanya akan menurunkan biaya-biaya operasional dan akan berdampak pada kenaikan penghasilan bersih. Namun demikian teori ini, teori ini juga berargumentasi bahwa penurunan persediaan akan meningkatkan daya saing perusahaan, karena dengan menurunkan persediaan, akan diperoleh produk yang yang lebih baik, dan tanggapan yang lebih cepat terhadap kebutuhan pelanggan. Produk yang lebih baik berarti kualitas yang lebih tinggi. Ini berarti bahwa perusahaan mampu meningkatkan dan secara cepat pula dapat melempar produk-produk yang lebih baik kepasaran. Meningkatnya produk lebih juga merupakan suatu elemen kunci dalam persaingan.
Dalam pendekatan teori kendala dikenal dengan lima langkah untuk mencapai tujuannya untuk meningkatkan kinerja perusahaan yaitu; a) mengidentifikasi kendala-kendala yang dihadapi perusahaan. Biasanya kendala lebih difukuskan pada kendala internal perusahaan karena kendala internal lebih mudah dikontrol, seperti kendala bahan baku, jam kerja atau tenaga kerja. Bagi perusahaan yang menghasilkan produk campuran, umumnya bahan baku yang digunakan lebih dari satu jenis. b) mendayagunakan kendala-kendala yang mengikat. Salah satu cara untuk memaksimalkan setiap kendala yang mengikat adalah dengan memastikan campuran produk optimal yang dihasilkan. Langkah ini merupakan inti inti dari filosofi teori kendala dalam manajemen jangka pendek dan secara langsung terkait dengan tujuan teori kendala untuk mengurangi persediaan dan meningkatkan kinerja. Dalam kebanyakan organisasi perusahaan semuanya memiliki kendala yang mengikat. Kendala mengikat yang utama disebut drummer. c) menomorduakan kendala yang tidak me ngikat dalan setiap pengambilan keputusan. Pada dasarnya, kendala drummer mengatur kapasitas seluruh pabrik. Dengan demikian, maka seluruh departemen yang ada sepenuhnya akan mendukung pada kenutuhan kendala drummer. d) memperbaiki kendala-kendala yang mengikat. Salah satu tindakan yang diambil untuk memaksimalkan penggunaan kendala yang ada dengan melakukan suatu program perbaikan yang berkelanjutan dengan cara menaikkan sejumlah tertentu input pada kendala-kendala yang mengikat perusahaan. Namun demikian, jika terdapat dua kendala yang mengikat maka salah satu kendala harus diberikan prioritas. Untuk membantu menentukan yang mana diberikan prioritas, maka penguasaan metode simplek sangat diperlukan. e) mengulangi langkah diatas.
SIMPULAN
Telah dikemukakan tiga pendekatan untuk mengatur persediaan yaitu tradisional, Just In Time (JIT) dan teori kendala. Pendekatan tradisional didasarkan pada metode batas minimal dan maksimal persediaan yang perlu disediakan oleh perusahaan. Supaya persediaan itu selalu berada diantara batas minimal dan maksimal tersebut maka perusahaan harus menentukan Economic Order Quantity (EOQ),Reorder point (ROP) dan Persediaan pengaman (safety stock). Untuk menjamin agar penerapan Just In Time (JIT) dapat berhasil dengan baik maka perusahaan perlu melakukan : a) kontrak jangka panjang dan menjaga hubungan baik dengan supplier. b) Pertukaran data elektronik (electronic data interchange/EDI). EDI memungkinkan para supplier untuk mengakses basis data pembelinya cecara on-line. Dalam pendekatan teori kendala dikenal dengan lima langkah untuk mencapai tujuannya untuk meningkatkan kinerja perusahaan yaitu; a) mengidentifikasi kendala-kendala yang dihadapi perusahaan, b) mendayagunakan kendala-kendala yang mengikat. Salah satu cara untuk memaksimalkan setiap kendala yang mengikat adalah dengan memastikan campuran produk optimal yang dihasilkan, c) menomorduakan kendala yang tidak mengikat dalam setiap pengambilan keputusan d) memperbaiki kendala-kendala yang mengikat. Salah satu tindakan yang diambil untuk memaksimalkan penggunaan kendala yang ada dengan melakukan suatu program perbaikan yang berkelanjutan dengan cara menaikkan sejumlah tertentu input pada kendala-kendala yang mengikat perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
R.A. Supriyono, 2007, Manajemen Biaya Suatu Reformasi Pengelolaan Bisnis
Hansen Dan Mowen, 2005, Manajemen Biaya ( Akuntansi Dan Pengendalian)
Agus Ahyari, 2006, Manajemen Prodduksi (Perencanaan Dan Pengendalian Produksi)
Harnanto Dan Zulkifli, 2004, Manajemen Biaya
Mulyadi, 2003, Akuntansi Manajemen
Mas’ud Machfoedz, 2004, Akuntansi Manajemen
Suad Husnan, 2007, Manajemen Keuangan Teori Dan Penerapan
posted by I Made Setena - NoN Reguler FE Unwar